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17 juillet 2009 5 17 /07 /juillet /2009 10:49

Avec le développement inéluctable de l'e-administration et des téléprocédures, se posent les problématiques de validité, de collecte et de conservation des documents à long terme. A l'heure de la dématérialisation, l'archivage électronique est à l'ordre du jour.
À partir du moment où les ­documents produits sous forme électronique ne sont plus imprimés ou créés à partir d'un original papier, il est nécessaire de garantir l'intégrité et la validité des fichiers existants pour éviter tout risque de falsification, la traçabilité des opérations, la surveillance et la migration des supports et des formats, la réplication de l'information et l'interopérabilité des échanges. Il est donc ­indispensable d'envisager la collecte et la conservation des données dès la création de l'application informatique.

La problématique de l'archivage électronique s'est posée avec la dématérialisation du contrôle de légalité, puis des flux comptables et de la gestion électronique des dossiers, que des collectivités territoriales de plus en plus nombreuses décident de numériser. Les exemples d'archivage électronique des documents ­télétransmis sont encore rares. Les conseils généraux des ­Yvelines et de l'Aube, pionniers de la ­déma­térialisation complète avec la télétransmission d'actes soumis au contrôle de ­légalité et la suppression des originaux papiers, sont deux collectivités précurseurs en matière d'archivage électronique. Ils collaborent, et ont mis en place une plateforme d'archivage électronique permettant de recevoir, de conserver et de restituer l'ensemble des documents électroniques qui n'ont plus d'originaux ­papier, avec l'ob­jectif de conserver les données sur des supports durables et d'en assurer la ­communication  auprès du public sous leur forme électronique.
Quand une collectivité décide de dématérialiser complètement une procédure pour des raisons économiques, elle n'a pas d'autre alternative que d'aller jusqu'au bout de son obligation de conservation, la ­démarche est complexe et implique de nouvelles compétences, une complémentarité entre informaticiens et archivistes et l'intégration de nouvelles technologies parfois coûteuses.

Depuis septembre 2008, le Département de l'Aube a totalement supprimé l'original papier de ses délibérations pour ne conserver qu'un support signé électroniquement, seul document opposable. Il a donc mis en place un SAE (système d'archivage électronique) caractérisé par deux serveurs distants garantissant la sécurité et l'intégrité des documents, plateforme permettant de réceptionner les documents électroniques dématérialisés, de vérifier la signature électronique et surtout l'horodatage. Le CG10 vient également de créer un comité d'archivage électronique chargé d'une mission transversale avec l'ensemble des services départementaux pour préparer les versements des documents électroniques aux archives départementales selon des protocoles de transfert et de conservation des actes à définir.

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